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Mejora de la Gestion de Almacenes e Inventarios

Mejorando la Gestión de los Almacenes y los Inventarios

Área: calidad - Sub Área: Six Sigma

A lo largo de los últimos años, el concepto del almacén ha ampliado su ámbito de responsabilidad dentro de la gestión logística. Actualmente, un almacén se debe considerar como un centro de beneficios donde se desarrollan una serie de procesos relacionados que van desde el planeamiento, recepción, almacenamiento, culminación de ciertos procesos productivos, la entrega de productos y su control. En un almacén, adicionalmente a los inventarios, se invierte en las instalaciones, recursos humanos, tecnológicos y en los utilizados para efectuar el mantenimiento y manejo de materiales de la manera más efectiva posible. Es en este contexto que para gestionar adecuadamente los almacenes resulta vital el tratamiento y utilización de la información, que es la que orienta el flujo y almacenamiento de los materiales, por lo que la administración deberá evaluar la alternativa de automatizar sus operaciones con sistemas y soluciones tecnológicas o tercerizarlas, buscando permanentemente mejorar la productividad y alcanzar un servicio rápido, oportuno, flexible y fiable, es decir, competitivo. Resulta, por lo tanto, importante preguntarse lo siguiente: ¿Sabe que tan cara es la tecnología? y también ¿Sabe que tan cara es la falta de tecnología?

 

Por lo general los inventarios, que son la razón de la existencia de los almacenes, aparecen en numerosos puntos de los procesos de abastecimiento, producción y distribución física, originando una serie de costos y problemas en la empresa, por lo que se debe evaluar y decidir  su tenencia, considerando principalmente su conveniencia económica y financiera. Es en este sentido que se debe tener presente que el manejo de los inventarios y su adecuación a la demanda es una tarea crítica que debe ser manejada de manera integral y coordinada entre las áreas involucradas, tanto dentro de la empresa como fuera de ella, es decir considerando también a los clientes y proveedores.

 

En algunas ocasiones se escuchan simultáneamente varias de estas afirmaciones que aparentemente son contradictorias:

         Nos quedamos sin stock con demasiada frecuencia

         Tenemos demasiado capital inmovilizado en stock

         Nuestros costos de almacenamiento son demasiado altos

         Estamos perdiendo ventas por falta de stock adecuado

         Nuestros competidores operan con menor relación stock-ventas

         Nuestros costos de transporte son demasiado elevados por falta de stock

         Tenemos mucho stock obsoleto, deteriorado, duplicado. 

Y nos preguntamos, muchas veces de manera recurrente: ¿cómo resolver el problema de los almacenes y los inventarios? 

 

Sabemos que no existen recetas mágicas, cada empresa es diferente y por lo tanto requiere soluciones diferentes y mucha perseverancia en su implementación.

 

Un primer aspecto a considerar para mejorar la gestión de los almacenes y los inventarios es el referido a contar con pronósticos de las demandas eficaces y confiables. Recordemos que el presupuesto de ventas es el punto de partida de todo el proceso de atención al cliente y compromete no sólo los resultados del área comercial sino también los de producción, logística y  finanzas entre otros, es decir a la empresa en su conjunto. Luego de estudiar el comportamiento de la demanda se deberá analizar las características de los productos para posteriormente considerar el nivel de stock que se requerirá y que será necesario tener disponible. Ambos aspectos son decisivos para establecer las técnicas más idóneas de diseño y organización del almacén, de lo contrario el almacén se seguirá debatiendo entre los excesos y los faltantes de inventarios.

 

Para mejorar la productividad del almacén, la administración debe aprovechar al máximo los recursos con que cuenta y entre estos sus instalaciones. Para ello, deberá calcular la capacidad de almacenamiento requerida estimando la rotación que tendrán los productos, la que dependerá de la mayor o menor flexibilidad que tenga el proceso de abastecimiento y el de producción. En el primer proceso se requerirá proveedores confiables y dispuestos a colaborar en la entrega de los pedidos que se irán ajustando de acuerdo a la demanda real y, en el segundo, aplicar por ejemplo sistemas de producción flexibles con la producción de pequeños lotes, con lo cual se logrará una reducción del índice de cobertura de los productos y por ende una mayor rotación de los mismos.

 

La capacidad de un almacén se mide por las unidades físicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones. La unidad física de almacenamiento puede ser un producto, como por ejemplo  un televisor, un conjunto de productos reunidos en un solo paquete como por ejemplo cajas de diez unidades, un pallet que alberga varios productos, o también  contenedores, barriles, bidones, etc. Tomando en consideración la relación presupuesto de ventas y la rotación de productos el siguiente paso será determinar la cantidad de cajas, paquetes, pallets, contenedores que se necesitarán para almacenar los productos. Deberá tenerse en cuenta que el cálculo de la capacidad de almacenamiento requerida no debe exceder del 90 % de la capacidad disponible del área de almacenaje.

 

Para que el almacén logre un servicio rápido, oportuno y fiable, es decir, competitivo, la administración debe contar con una adecuada ubicación de los productos en el almacén. Una técnica conocida y utilizada para determinar la ubicación de los productos en el almacén es aplicar el criterio de la clasificación ABC por movimiento. En este punto es necesario precisar que muchos almacenes utilizan para esta clasificación el índice de rotación de los productos, lo cual puede llevar a un error ya que un producto con mucha manda puede tener un bajo índice de rotación o viceversa. La rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un producto puede tener mucha demanda y a la vez un índice de rotación bajo debido a un exceso de stocks. Por lo tanto, para esta clasificación ABC se recomienda considerar la frecuencia de picking (cantidad de veces que se despacha un producto en un período de tiempo). Como resultado podemos obtener tres grupos, productos con un índice de movimiento alto (A), productos con un índice de movimiento medio (B) y productos con un índice de lento o bajo movimiento (C) y utilizar esta clasificación para ubicar los productos en el almacén. Los de mayor movimiento cerca de la zona de despacho, los de menor movimiento lejos de esta zona y los productos de movimiento medio ocuparían una zona intermedia.

 

Luego de estos apuntes podemos concluir que existen muchas oportunidades de mejora en la gestión de los almacenes y los inventarios, y la clave está en contar con un personal proactivo, responsable, competitivo, motivado y comprometido con los resultados de la empresa. 

 

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AUTOR

LUIS JUNGBLUTH

Certified Cost Controller y Registered Financial Manager por la por la American Academy of Financial Managment - AAFM. Especialista en Logística por ESAN y en Gestión de Operaciones por CENTRUM, Especialista en Financiamiento de Empresas por la Universidad Nacional de San Marcos. Actualmente se desempeña como consultor en Servicios y Soluciones Logísticas S.A. Se ha desempeñado como docente de los cursos de especialización en Dirección de Empresas y Logística que organiza la facultad de ciencias e ingeniería de la Pontificia Universidad Católica del Perú.