Proyectos de Consultoria y sus Etapas Clave

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Proyecto de Consultoria y sus Etapas Clave

La fase de la consultoría define el que un proyecto sea exitoso o infructuoso, es por ello necesario aplicar la administración de proyectos y los programas específicos desde la etapa de consultoria.

Todo proyecto requiere, para alcanzar el éxito, la aplicación de una serie de principios y buenas prácticas. Los proyectos de consultoría en ingeniería y arquitectura no son la excepción, especialmente si se considera que las construcciones normalmente implican inversiones significativas, por lo que el costo y el tiempo asociado a las decisiones que se toman en las etapas iniciales pueden ser magnificados posteriormente.

Entender las Necesidades del Cliente

El consultor, ingeniero o arquitecto tiene la responsabilidad de asesorar a su cliente para que alcance sus objetivos, ya sean estos suplir una necesidad, resolver un problema o maximizar la rentabilidad de una inversión. Para lograrlo debe asegurarse de entender muy bien lo que el cliente quiere, para ayudarlo a definir lo que necesita, el tiempo que le tomará hacerlo y cuánto le costará. Mediante un proceso gradual, el consultor debe permitir que el cliente vaya definiendo conceptualmente los insumos que permitirán responder las preguntas. 

Procesos de una consultoría

El primer paso del proceso de consultoría es establecer el alcance del trabajo, para lo cual algunas empresas ofrecen a sus clientes un catálogo base de servicios y los entregables asociados, mientras que otras personalizan sus servicios de acuerdo a los requerimientos del cliente. Cualquiera que sea el caso, lo importante es proveer el servicio necesario para alcanzar los objetivos y hacer saber al cliente, en caso de incluirlo en el alcance, los elementos que pueden ser deseables pero no indispensables.

Luego el profesional debe evaluar si está capacitado para realizar la tarea y, en caso afirmativo, elaborar su propuesta técnica y económica, para lo cual realizará una estimación razonable de los recursos que empleará, definir tiempo necesario y, con base en ambos elementos, tiempo y recursos, estimar el monto de sus honorarios profesionales. Algunas empresas que no realizan este ejercicio a conciencia sobrecomprometen su capacidad productiva, con las consecuencias que veremos más adelante.

Detalle de la propuesta de consultoria para el proyecto

La propuesta, que debe ser clara y completa, detallará el servicio a prestar, los resultados que obtendrá el cliente, los productos tangibles que recibirá, el plazo estimado para su producción e idealmente cuál será la participación del cliente, por ejemplo para aprobar productos intermedios, de forma que se cumpla con los servicios de consultoría a cabalidad. Los tangibles pueden incluir informes de estudios básicos y preliminares, anteproyectos, planos constructivos y especificaciones técnicas, presupuestos, asesoría en la contratación de la empresa constructora, servicios de supervisión o inspección de la construcción, su dirección técnica e incluso la administración de la construcción.

Debe indicar el monto total de los honorarios con un desglose adecuado, los adelantos, en caso de ser requeridos, y la forma de pago. Es recomendable que la propuesta defina explícitamente lo que no se incluye y brinde las bases necesarias para la estimación del costo de los servicios adicionales que puedan ser requeridos. 

Esta información permitirá al cliente seleccionar al equipo consultor, el que debe tener presente que la aceptación de su propuesta por el cliente es una demostración de confianza en la capacidad, conocimiento, experiencia y buen juicio del ingeniero o arquitecto que brindará el servicio.

Aceptacion de la propuesta y formalización del acuerdo

Una vez aceptada la propuesta se formalizará el acuerdo mediante un contrato, que establecerá por escrito el alcance de los trabajos y las obligaciones, responsabilidades y derechos tanto del cliente como del consultor, tras lo cual comenzará la prestación del servicio, en el cual el consultor debe regir su comportamiento por las más altas normas de conducta profesional, actuando en el mejor interés del cliente.

El profesional no puede perder de vista que, como experto, debe dejar muy claro al cliente qué es lo que espera de él, para dejar en claro los roles y responsabilidades de ambos, lo que le permitirá prestar el servicio de la mejor forma, por ejemplo: brindar información y retroalimentación, participar en reuniones, comprender y aprobar el anteproyecto, conocer lo que implican las decisiones que se toman y los cambios que se solicitan, etc.

Obligaciones del consultor del proyecto

 Todo consultor debe:

  • Actuar con lealtad hacia el cliente que le ha brindado su confianza.
  • Poner sus máximos esfuerzos y recursos para brindar un trabajo de excelencia a su cliente.
  • Tener independencia respecto a otros actores que puedan comprometer la objetividad de su juicio.
  • Respetar, en tanto no afecte su dignidad o ética, las reglas fijadas por el cliente para el desarrollo del trabajo encomendado.
  • Garantizar la confidencialidad de los estudios realizados y guardar estricta reserva sobre la información aportada por el cliente y los resultados del estudio realizado, salvo expresa autorización en contrario.
  • Rechazar cualquier ventaja, retribución o comisión de terceros que tengan algún interés en el resultado del estudio.
  • Abstenerse de realizar acciones o emitir declaraciones que puedan dañar los legítimos intereses o la reputación del cliente.
  • Hacer entrega formal al cliente, para su aprobación, de cada una de las diferentes etapas del trabajo contratado.
  • Informar al cliente sobre los alcances y trascendencia de los resultados obtenidos y su relación con los objetivos fijados por él.
  • Cumplir con las normas legales y éticas vigentes.

Deberes o responsabilidades del cliente

 Entre las responsabilidades del cliente podemos citar:

  • Establecer con claridad al consultor el alcance del trabajo.
  • Precisar qué espera del trabajo solicitado. 
  • Proveer al consultor la mayor cantidad de información necesaria para llevar a cabo el estudio requerido.
  • No entorpecer ni coaccionar la labor del consultor por razones ajenas al interés del proyecto.
  • No variar las indicaciones dadas o aceptadas por él, que forman la base del trabajo que desarrolla el profesional.
  • Mantener la necesaria comunicación con el consultor durante el desarrollo del trabajo. 

Comunicación fluida y Plan de reportes de Proyecto

Otro elemento que favorece la prestación del servicio es definir los aspectos relativos a la comunicación, como la forma y la regularidad de las comunicaciones, las reuniones de seguimiento, la documentación mediante minutas, los reportes de progreso, etc. Esto permitirá que todas las partes estén informadas y que sus requerimientos de información sean satisfechos, además de dejar el proceso adecuadamente documentado.

Para realizar su tarea, el ingeniero o arquitecto debe en primera instancia elaborar un plan, que deberá incluir, entre otras cosas, la descripción del alcance del proyecto, para lo cual se recomienda utilizar herramientas como la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), que permitirá ver gráficamente y con estructura de árbol el alcance del proyecto, sus entregables, subentregables y paquetes de trabajo. El cronograma incluirá la calendarización y secuencia de actividades para completar el alcance establecido. Otros elementos que deben incluirse son los costos y la forma en que se darán a través del tiempo, normas de calidad aplicables, los riesgos y las respuestas que se les darán, y un procedimiento para control de cambios, entre otros. 

Durante la realización del trabajo, el consultor deberá resolver los interrogantes que surjan, siempre con la venia del cliente, el cual debe ir de la mano con el desarrollo del proyecto, para tomar decisiones informadas cuando le sea requerido. En esta etapa es útil el apoyo mediante ayudas audiovisuales, como diagramas, esquemas, fotografías, perspectivas, animaciones, maquetas y muestras de materiales, los cuales facilitan la visualización del proyecto y sus componentes.

Sobreestimaciones de capacidad productiva del consultor

Tal como se mencionó, cuando el consultor no realiza un buen estudio de los recursos y el tiempo requerido para brindar los servicios, puede sobrecomprometer su capacidad productiva, lo que dará como resultado un servicio con entregas tardías, poca profundidad, calidad insuficiente y sin atención personalizada; aspectos que tendrán un efecto negativo en la obra constructiva y un impacto aún mayor a nivel de los costos del proyecto.

A medida que desarrolle su tarea, el consultor debe comparar lo planeado con la ejecución real y tomar las acciones necesarias para minimizar la brecha. Debe ser explícito y transparente para comunicar al cliente los obstáculos o problemas que, en forma puntual o sistemática, puedan afectar el desarrollo del proyecto. Tras elaborar los distintos productos entregables, los someterá a la aprobación del cliente y gestionará la retroalimentación, ya sea para recibir la aprobación o la solicitud de ajustes o modificaciones. Una vez entregados todos los productos del servicio contratado, se dará por finalizado el servicio.

Otros procesos

Otra recomendación que el ingeniero o arquitecto debe tener presente es utilizar, hasta donde sea posible, datos y no especulaciones para la toma de decisiones. Esto es particularmente importante para reducir al mínimo los niveles de subjetividad.

Es deseable que durante la prestación del servicio, o al menos al finalizar este, el cliente realice una evaluación, cualitativa o cuantitativa, del desempeño del consultor, mediante un formulario diseñado para esos efectos o solicitada mediante una carta, correo electrónico u otro medio. Esta evaluación permitirá al ingeniero o arquitecto saber cómo fue percibido el servicio por el cliente y le brindará la oportunidad de generar mejoras para aplicar en proyectos futuros de consultoría.

Para finalizar, se puntualizan algunas lecciones aprendidas durante los procesos de consultoría en ingeniería y arquitectura.

  • El consultor debe realizar su labor de asesor y entender claramente qué es lo que el cliente requiere, para recomendarle la mejor solución.
  • El proceso de consultoría de los proyectos de ingeniería y arquitectura debe documentarse en su totalidad.
  • Se debe planear el proyecto de consultoría y luego ejecutarlo siguiendo el plan.
  • El costo de las decisiones tomadas durante la fase de diseño de un proyecto tiene un efecto magnificado durante la fase constructiva.
  • Es indispensable el uso de datos concretos para la toma de decisiones.
  • Para asegurarse la continuidad en el negocio, el ingeniero o arquitecto debe enfocar su servicio en la satisfacción del cliente.
  • Es más fácil mantener un cliente que tratar de recuperarlo.

Principios de la Planificación de Proyectos

Los principios a aplicar en la planificación y seguimiento de proyectos de construcción con respecto a los de consultoría son similares. Sin embargo, la consultoría, entendida como toda la labor previa a la construcción y que prepara el terreno de esta con planos y especificaciones detallados, tiene un mayor grado de incertidumbre, por lo que es sumamente importante aplicar aún más minuciosamente los métodos que el Project Management Institute recomienda, en particular, el análisis de los involucrados en el proyecto y sus expectativas respecto a él. 

La clave para una transición adecuada entre la etapa de preconstrucción y la de construcción es la adecuada documentación y comunicación de todos los componentes que conforman el proyecto. El dar por sentado que, por ejemplo, un juego de planos constructivos es suficiente para esa transición, sin conocer la historia previa, y otros elementos esenciales, es fuente de generación de muchos supuestos y asunciones que pueden no ser verdaderos, poniendo en riesgo el éxito del proyecto.

Alcances definidos

Algunas consultoras consideran que la planificación y seguimiento de proyectos se lleva a cabo internamente, con personal de la empresa. Aunque para las obras subcontratadas también consideran un supervisor, realizan seguimiento y control de los contratos suscritos, verificando que se cumplan las condiciones contractuales. La información recibida de la supervisión sirve como apoyo para completar el seguimiento de contratos. Las consultorías son contratadas para aspectos específicos. Además, se subcontratan especialidades, a las cuales también se les da seguimiento contractual y técnico con personal interno.

Seguimiento de las etapas de consultoria

Los proyectos de consultoría requieren de una planificación estratégica. Se debe establecer un control detallado de cada una de las etapas que conforman el proceso de implementación, las cuales deben contar con objetivos específicos bajo un cronograma de trabajo claramente establecido de forma previa durante la panificación inicial. La ejecución de dichos objetivos puede medirse a través de resultados concretos que se obtienen de los procesos que se cumplen durante cada etapa. Para poderle dar un seguimiento adecuado al proyecto de consultoría, se debe tener una planificación clara y detallada que contemple una definición de los objetivos a alcanzar, los tiempos de ejecución propuestos y los responsables del cumplimiento de las tareas, esto le permite la consultor medir los resultados obtenidos en cualquier momento y determinar los factores que pongan en riesgo los resultados finales. 

Equipo responsable

Una de las particularidades de una consultoría es que mantener la trazabilidad de los requerimientos es importante, así como convertir todos los entregables en productos de trabajo, es decir, hacer tangibles o visibles los entregables intangibles del proyecto. Al hacer esto seremos capaces de medir y comunicar el avance real del trabajo y así se conseguirá que los clientes otorguen valor a los resultados.

Cualquier proyecto, sea el área que sea, tendrá un correcto seguimiento si antes se define bien un adecuado plan o referencia. Esto debe pasar por aspectos como identificar expectativas y desarrollar un alcance detallado,  entre muchos otros. Por otro lado, hay que tener herramientas de control sencillas para tomar decisiones oportunas y que apoye el buen manejo de información.

Para que los clientes puedan integrar a través de asesorías o software las fases de consultoría de formulación, preparación y diseño de un proyecto con las fases de construcción e implementación se debe tomar en cuenta lo siguiente: adecuados planes de proyectos, sencillos sistemas de seguimiento, buen manejo de información e identificación de las expectativas y necesidades del cliente. 

Para un adecuado seguimiento del proyecto se debe  partir de un diagnóstico para diseñar una solución, la cual debe ordenarse y planificarse para un adecuado seguimiento de las fases que se contemplen.

Un software como Microsoft Project   es una herramienta básica para planificar, administrar y monitorear un proyecto, desde su formulación, preparación o planificación, diseño y monitoreo en su ejecución. La gran ayuda es que facilita el control o la administración del proyecto (avance físico y financiero).

Planificación, Seguimiento y Consultoría de Proyectos

Dado que los conceptos de planificación, seguimiento y consultoría están fuertemente enlazados, Sistemas Analíticos se enfoca en la diferencia de su dinámica. Por un lado, se define claramente la planificación y seguimiento como herramientas para reducir el riesgo de una determinada acción, así como sus consecuencias. Y por otro lado se analiza, estudia y se comprenden el trabajo y procesos de una organización o de un cliente en específico, de esta forma se lograra dictaminar sus fallas y aciertos sobre temas como la, organización, ejecución, dirección y control. A partir de estos temas se diseña e implanta un plan de mejora para asegurar la competitividad, sustentabilidad y autogestión en la organización.

En esencia, los principios que rigen la planificación y el seguimiento son los mismos, lo que varía es la naturaleza de las actividades y entregables y los componentes con que se miden y detallan. Mientras que en un proyecto de construcción las actividades son los pasos de la construcción y se miden en unidades como metros cuadrados, en los proyectos de consultoría las actividades son tareas de capacitación, revisión y programación y se miden en horas o en entregables concretos. 

Para darle un adecuado seguimiento, debe haber entregables claros, que se puedan medir y que no presenten ambigüedades para evaluar su realización. 

Planificación y seguimiento

Las fases de construcción corresponden propiamente al ciclo de vida del producto, en este caso una construcción dada. El software Microsoft Project facilita el monitoreo paralelo de la gestión del producto aplicando las buenas prácticas recomendadas por el PMI (Project Management Institute). Esto significa que sin importar el ciclo de vida de construcción, Microsoft Project permite llevar los registros y monitoreos específicos del avance de la obra y del cumplimiento de objetivos y entregables propios del producto final o construcción.

Formulación y diseño

Todo proyecto, independientemente de su objetivo o campo de aplicación, debe poder desarrollarse utilizando los principios básicos de la administración de proyectos, sin embargo, buscando resultados más eficientes y logro de objetivos, es que se pueden dar ciertas particularidades en su administración y seguimiento que deben ser aprobadas por el cliente y la empresa consultora.

La fase de planificación es la más importante de todo proyecto, pues en ella se define, entre otros, el alcance, las tareas claves que forman la ruta crítica y los puntos críticos de control que tanto para el cliente como para la empresa consultora van a ser los que determinen el éxito o no del proyecto, entendiéndose por proyecto exitoso aquel que es finalizado cumpliendo con el tiempo estipulado en el cronograma de trabajo que fue aprobado por el cliente y por la empresa consultora y, adicionalmente, que no incurra en gastos adicionales debido a soportes posteriores relacionados con errores de implementación, capacitaciones inadecuadas de usuarios o falta de supervisión y seguimiento.

En un proyecto de consultoría las fases de formulación y diseño son las más importantes, pues en la primera se conoce a fondo qué necesita el cliente, lo que se traduce en los requerimientos y, en la segunda, la empresa de consultoría define cómo dar solución a esos requerimientos, se hace una nueva revisión del cuándo, es decir, del cronograma de trabajo y ajustes respectivos en caso de ser necesarios y, por último, se revisa quién va a trabajar en esos requerimientos, es decir, los recursos que se van a necesitar contra los que en la fase de formulación se estimaron y de ser posible y/o necesario, ajustarlos. Una vez que estas dos fases están bien definidas y aceptadas, la fase de seguimiento se vuelve más sencilla y natural de realizar, tanto por el director de proyecto como por el líder técnico que es un eslabón importantísimo en el equipo de trabajo de todo proyecto.

Durante la fase de formulación se trabaja muy de la mano con el cliente, conociendo cómo realiza su trabajo en la actualidad, haciendo un mapeo de procesos claves y visualizando las posibles mejoras que se van a recomendar con base en las mejores prácticas de la industria y en la experiencia de la empresa consultora.

Se realiza un documento de brecha, donde se establece lo que se requiere (formulación) y se define cómo se va a solucionar (diseño) lo que será el insumo requerido para la etapa de construcción o desarrollo, y posteriormente la implementación del proyecto.


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