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Gestion de Proyectos y la Matriz de Riesgos

¿Por qué los Gerentes de Proyecto Necesitan una Matriz de Riesgos?

La Gestión de Riesgos es una de las áreas de la Gerencia de Proyectos que muchas veces es pasada por alto, por lo general porque hacerlo es una tarea tediosa.  Sin embargo lo hacemos todos los días en nuestra actividad personal.   ¿Puede llover?  Llevo un paraguas o impermeable.  ¿Habrá mucho tráfico? Mejor escogemos una ruta alterna.  ¿Se aburrirán los niños en el trayecto? Pongo un par de juguetes extra en su mochila.  Manejamos riesgos como estos todos los días, pensando en los planes de mitigación más adecuados y concretándolos.

Entonces, si realizamos gestión de Riesgos todo el tiempo, ¿por qué les es tan difícil a los Gerentes de Proyecto armar una Matriz de Riesgos?  Especialmente cuando son tan fáciles de preparar una vez que tiene la primera reunión de riesgos con su equipo de proyecto.  Aquí cinco razones para tener una Matriz de Riesgos.

1. Una Matriz de Riesgos ayuda a Planear               

Tener una Matriz de Riesgos le ayuda a programar actividades en el orden más apropiado. Por ejemplo, la mayoría de los riesgos que identifique requerirán una acción de mitigación.  Las acciones de mitigación son aquellas que prevendrán la ocurrencia del riesgo en primer lugar.  No se puede evitar que llueva, pero sí se puede tomar una ruta alterna para evitar la congestión de tráfico.  Esa sería una acción de mitigación.

En su proyecto deberá planear acciones de mitigación.  Algunas serán sencillas y fáciles de ejecutar.  Otras requerirán de mucho planeamiento y ejecución compleja que distraerá al equipo de otras tareas del proyecto.  Deberá tomar esto en cuenta cuando planifique las actividades del equipo – no espere que puedan manejar sus actividades “normales” del proyecto y además efectuar actividades de mitigación.

Utilice la Matriz de Riesgos para identificar las acciones de mitigación necesarias y programarlas, de modo de tener una imagen completa de la cantidad de trabajo necesario.

2. Una Matriz de Riesgos le ayuda a priorizar

Una de las funciones de una Matriz de Riesgos es reunir todos los riesgos de un proyecto en un solo documento.  Una vez reunidos, necesita priorizarlos.  ¿Cuáles son los riesgos de mayor impacto en el proyecto? ¿Los más urgentes?

Ordene sus riesgos de manera que sepa en cuáles enfocarse primero.  También puede priorizarlos por antigüedad, asegurándose que le dedica tiempo a aquellos riesgos identificados al principio. Cuanto más pasen sin ser atendidos, mayor la probabilidad de que se concreten e impacten en el proyecto.

Recuerde que los riesgos van y vienen, así que cuando un riesgo ha pasado, lo retira del Matriz o loa marca como cerrado.  Así se puede enfocar en los riesgos activos y no pierde tiempo priorizando acciones para eventos que ya pasaron.

3. La Matriz de Riesgos ayuda a Presupuestar

Es muy probable que las acciones de mitigación generen costos, aunque sea solo el costo de los recursos ejecutándolas.  Revise su Matriz de Riesgos y calcule cuánto le costará gestionar efectivamente cada riesgo, luego sume estos costos a su Presupuesto de Proyecto.

Encontrará que es muy costoso gestionar todos los riesgos de la manera deseada, la priorización le ayudará a distribuir los fondos disponibles entre aquellos riesgos de mayor prioridad.

Vea si puede identificar riesgos positivos (oportunidades) también. Estos son riesgos que no causan problemas sino que traen beneficios, como el ingreso adicional que se puede lograr por entregar antes de la fecha comprometida. Este tipo de riesgo puede tener consecuencias positivas en su proyecto o caso de negocios.

4. Una Matriz de Riesgos le permite asignar responsabilidades

Otra de las características de la Matriz de Riesgos es el Propietario.  Este se registra en una columna o celda de la Matriz y nunca debe quedar sin asignar.  Alguien debe asumir la responsabilidad de gestionar el riesgo, aun cuando no sea quien realice las actividades de mitigación.

Asegúrese de tener un Propietario para cada riesgo.  Al incluirlo en la Matriz ayudará a su equipo a ver exactamente de qué se están haciendo responsables.  Le ayudará también a hacer un mejor seguimiento del estado de los riesgos y siempre sabrá a quién pedirle la última actualización para cada riesgo.  Evite ser usted mismo el responsable de todos los riesgos, aun cuando es dable que el Gerente del Proyecto sea responsable de uno o dos riesgos, usted va a tener muchas otras cosas que hacer y no va a poder manejarlas todas eficientemente.  Esta también puede ser una oportunidad para desarrollar a los miembros de su equipo asignándoles esa responsabilidad.  No la deje pasar.

5. La Matriz de Riesgos le ayuda a gestionar el Proyecto

Finalmente, su Matriz de Riesgos le ayudará a gestionar el Proyecto.  El riesgo es inherente a todos los proyectos, pero tiene una mayor probabilidad de éxito si identifica los problemas potenciales desde el principio y luego trabaja con su equipo de proyecto en prevenirlos o mitigarlos.

Recuerde que no puede hacer Gestión de Riesgos usted solo.   Se empieza con la Identificación de Riesgos, y no es posible que usted tenga todo el conocimiento especializado para identificar todas las posibles fallas que se pueden dar.  Revisarlo con su Equipo de Proyecto es la mejor manera de identificar riesgos.  Puede incluir un tiempo para Gestión de Riesgos en las reuniones con su equipo, de modo que gestionar el proyecto y gestionar los riesgos son inseparables.  Tendrá mucha mayor probabilidad de completar su proyecto de manera efectiva y eficiente, si trabaja con su equipo para gestionar los riesgos.

Estas son cinco razones para tener una Matriz de Riesgos en su proyecto, probablemente se le vengan más a la mente.  Si está convencido, empiece hoy mismo, prepare una plantilla para su Matriz de Riesgos y reúna a su equipo para una sesión de tormenta de ideas y vea cuántos riesgos identifican.

 

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AUTOR

ROXANA SAMAME

Microsoft Certified Trainer. Labora actualmente en el área de Soporte de Sistemas de Información en el Ministerio de Economía y Finanzas. Cuenta con amplia experiencia en sistemas de capacitación, administración de recursos humanos y optimización de procesos. Instructor de tecnologías de la información con amplio dominio del entorno operativo Windows, con desempeño especial en Windows, Office, Access y Herramientas de Internet, en diversas instituciones como COMPAQ, UPSMP y la UPC - Cibertec. Se ha desempeñado como Analista de sistemas informáticos en Ingesise, como Asesora en la adquisición de software y hardware en Air Perú International, y como asesor externo en GMD-PeruPetro. Poseedora de amplio conocimiento de hardware y software para computadoras personales de usuarios finales y centros de cómputo.

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