La Influencia de los Stakeholders en el Proyecto

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Algo importante a tener en cuenta a la hora de planificar y gestionar un proyecto son los stakeholders (interesados), los cuales son personas u organizaciones que afectan directa o indirectamente de forma positiva o negativa en un proyecto, identificar cuál es la posición de cada interesado dentro del proyecto es fundamental por el impacto que pueden provocar durante el ciclo de vida del mismo.

En la fase de iniciación se hace la identificación y análisis de los Stakeholders por varias razones: aunque la fase es temprana todos tienen información crucial para crear soluciones,  además en esta fase es donde  los distintos puntos de vista deben establecer el alcance y límites del proyecto,  así como la detección de riesgos a futuro a través de  soluciones constructivas, opiniones y consensos entre todas las partes. Hay que tener en cuenta que los Stakeholders son identificados durante todo el ciclo de vida del proyecto

 

La Matriz de los Stakeholders indica y define los grupos de interés para el proyecto que pueden ser entre otros (beneficiarios, clientes directos o indirectos, los que implementan el proyecto - equipo, los que toman decisiones que afectan al proyecto - inversores, clientes, socios, gerentes, proveedores… todos deben estar analizados para entender (que interés tienen…que les motiva y que información necesitan) lo que definirá el grado de influencia,  la forma de gestionarlos y como tenerlos en cuenta en las fases donde cada uno tendrá relevancia, ya que no todos estarán de nuestra parte. Además, definirá como se gestionará la comunicación con ellos.

 

Hacer un buen análisis involucra a las personas adecuadas de manera correcta, porque a medida que avanza el proyecto aumenta el número de personas implicadas y la gestión,  comunicación y relación con los distintos grupos que tienen influencia, pueden ser un factor crítico en el éxito de proyecto para el apoyo y respaldo, por el contrario una mala gestión, comunicación y relación puede debilitar e incluso bloquear el proyecto y la posición de la persona que lo dirige. 

Analizar para saber quién es quién, que grado de poder e interés tienen  y entenderlos, es de suma importancia para crear vínculos y relaciones dentro del proyecto. 

Cuando estos vínculos y relaciones con los involucrados son transparentes, compartir los problemas que pueden surgir, son la mejor forma para solucionarlos y mitigarlos. 

La gestión de Stakeholders es un tema tan importante actualmente en la dirección de proyectos que el PMBOK (PMI) en su última edición (5ta), agregó una nueva área de conocimiento llamada Gestión de Stakeholders, los principales beneficios de esta nueva área de conocimiento son: 

- Foco no sólo en gestionar las expectativas de los grupos de Stakeholders, sino también en asegurar su participación en decisiones clave y actividades, para el éxito del proyecto.

- El PMI se alinea con las más recientes investigaciones que indican que la Gestión de los Stakeholders  es un área clave para el éxito del proyecto.

- Mejora la consistencia entre la Guía del PMBOK y los estándares para la Gestión de Programas del PMI.

- Alineado con la nueva ISO 21500, estándar que da una mayor importancia a la Gestión de los Stakeholders.

- Permite que la Gestión de Comunicaciones ahora esté enfocada en su verdadero propósito, las comunicaciones del proyecto y no la gestión de expectativas de los Stakeholders.

 

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