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Excel Marco optimo para el analisis de datos

Excel: Un Marco de Trabajo Óptimo Para el Análisis de Datos

Área: Excel - Sub Área: Excel

Microsoft Excel es la herramienta más utilizada para el procesamiento de datos a nivel mundial, tiene una gran cantidad de funcionalidades intuitivas que se han convertido en el día a día de millones de personas; sin embargo, las funcionalidades que se utilizan suelen ser las más básicas, pudiéndose explotar de manera más efectiva aquellas que permiten realizar análisis de datos. Ésta situación, se debe principalmente a algunas oportunidades de mejora que deberíamos considerar aprender de la herramienta, lo cual convierte una simple hoja de cálculo en una poderosa fuente de análisis , considerando que hoy en día se dispone de mayores volúmenes de datos disponibles para poder ser explotados, por lo que el no hacerlo se convierte en una desventaja competitiva. El presente artículo, hace un análisis de los principales retos para el adecuado uso de MS Excel para el análisis de datos en la empresa y sobre ello se propone un marco de trabajo que permite orquestar las capacidades óptimas para soportar la toma de decisiones en un ambiente empresarial.

Contexto general y problemática actual de las necesidades de información.

En la actualidad, la evolución de las tecnologías de la información permite a las empresas responder de manera efectiva a las demandas del mercado, ya sea a través de la automatización de los procesos de negocio o a través de la transformación de los mismos. Claramente esta situación es distinta dependiendo de la industria, de la empresa, e incluso puede llegar a variar dependiendo de qué proceso de negocio estamos analizando; existen procesos que tienen un mayor grado de susceptibilidad a ser optimizados a partir de tecnología que otros. En dicho contexto, el mayor grado de avance de las tecnologías de la información permite a las empresas, disponer de mayores volúmenes de información; dicha información puede ser explotada para la toma de decisiones, en la medida que se cuenten con las capacidades para poder recolectar, procesar, presentar y analizar dicha información de manera efectiva.

Acorde con esta información, es necesario que las empresas desarrollen capacidades de explotación de los datos de manera costo-efectiva y que la información pueda ser analizada a distintos niveles de la organización de manera oportuna. Entonces, la pregunta es: ¿Qué hace que el procesamiento sea costo-efectivo y oportuno?

La tendencia es empoderar a los usuarios finales y reducir la dependencia con los Departamentos de Sistemas, de manera que el personal de las distintas áreas de negocio: Operaciones, Finanzas, Comercial y Gestión Humana desarrolle las capacidades para poder recolectar, procesar, presentar y analizar los datos producidos por las transacciones de negocio y otras fuentes de información. A menudo, y con el fin de poder lograr dichos resultados, las empresas optan por hacer altas inversiones en productos que permitan procesar los altos volúmenes de información, permitiendo o no, a los usuarios de negocio descargar reportes o datos para su procesamiento y posterior análisis. Es común que las distintas soluciones del mercado incorporen soluciones para presentar los resultados, pero implican usualmente, el uso de licencias de software y/o conocimiento especializado, el cual no está necesariamente generalizado a nivel organizacional; lo cual representa un reto de cara a poder explotar la disponibilidad de dicha información.

Microsoft Excel es la herramienta de procesamientos de datos más utilizada a nivel mundial, tiene una gran cantidad de usuarios y presenta funcionalidades bastante amigables e intuitivas; sin embargo, las funcionalidades utilizadas suelen ser las más básicas a nivel general, desconociendo el uso de funcionalidades específicas que permiten un óptimo análisis de los datos.

Respecto al uso de MS Excel como herramienta de análisis de datos ¿Cuál es el reto realmente?

Está claro que el uso de MS Excel es conocido, y como se mencionó en la sección anterior dispone de funcionalidades bastante amigables e intuitivas; sin embargo, como toda solución presenta algunos puntos débiles, entre los cuales podemos mencionar principalmente los siguientes:

-          Múltiples fuentes de información. Como parte de la alta automatización de los procesos de negocio, es común tener distintas plataformas y fuentes de ingreso de datos, las cuales representan un reto para la consolidación de los datos.

-          El dominio técnico del MS Excel está concentrado en personal que no necesariamente conoce del negocio. El perfil del profesional que domina el uso de herramientas de análisis de datos suele tener una orientación más técnica que de negocios; por lo tanto, no siempre los que tienen desarrollada la capacidad de analizar los datos tienes conocimientos de los aspectos relevantes que mueven a la industria y a la empresa. Sin embargo, esta situación es un paradigma y puede ser revertida a través de la implementación de un marco de trabajo que permita trasladar el conocimiento funcional de MS Excel a los referentes del negocio.

-          Existen retos para poder integrar las funciones desarrolladas en MS Excel. Un reto común en el uso de las funcionalidades del MS Excel, es que usualmente las personas almacenamos distintas versiones de las funcionalidades que utilizamos en nuestras máquinas y carpetas. Una estrategia para mitigar esta situación, es trabajar en carpetas compartidas y llevar un adecuado control de versiones.

-          No se disponen de medidas que permitan garantizar la privacidad, integridad y disponibilidad de la información. En realidad, si existen medidas de seguridad de la información que permitan proteger los archivos de MS Excel; sin embargo, se requieren diseñar dichas medidas con el uso de Macros.

 

Propuesta de un Marco de trabajo adecuado para el análisis de datos en MS Excel y soportar la toma de decisiones en la empresa.

Para la formulación de un marco de trabajo propuesto se toman como base los principales retos mencionados en la sección anterior, los criterios que se utilizaron para evaluar la propuesta son lo siguientes:

-          Considerar medidas de importación de datos.

-          Establecer un mecanismo de capacitación continua a los referentes de negocio.

-          Definir controles y buenas prácticas para controlar las versiones y reutilizar las funcionalidades desarrolladas.

-          Establecer medidas de seguridad de la información para velar por la privacidad, integridad y disponibilidad de los datos.

A diferencia de otros modelos, en el presente haremos uso únicamente de capacidades propias de MS Excel.

Así mismo, se consideran buenas prácticas con el propósito de complementar el modelo de marco de trabajo, como lo son funcionalidades de presentación de la información.

La siguiente tabla, presenta las capacidades clave que representan al marco de trabajo mencionado:

Dominio

Principales capacidades

Gobierno y estrategia

Definición de estándares.

Roles y responsabilidades.

Priorización del despliegue.

Establecimiento de canales de comunicación.

Mejora continua.

Recolección

Importación de datos.

Validación de los datos.

Procesamiento y Análisis

Definición de escenarios.

Definición de línea base funcional.

Automatización de funcionalidades.

Control de versiones.

Presentación

Definición de línea base de presentación.

Medidas de diseño

Integración con MS Power Point

Seguridad de la información

Protección de la confidencialidad e integridad.

Copias de respaldo

Gestión del cambio

Capacitación.

Alineamiento al marco

 A continuación, se expondrá a mayor detalle las principales capacidades del marco:

Capacidades de Gobierno y Estrategia:

El dominio de Gobierno y Estrategia contiene las capacidades a definir al nivel organizacional más alto desde el punto de vista de jerarquía y considera los lineamientos a cumplir para todos los dominios:

-          Definición de estándares: considera la especificación de lineamientos para el nombramiento archivos, versiones, variables, constantes y documentación de las fórmulas. Y tienen como propósito facilitar el entendimiento y mantenimiento de los archivos MS Excel.

-          Roles y responsabilidades: establece los distintos perfiles que se requieren y qué tareas tienen que cumplir cada uno de ellos. Entre los principales perfiles se tiene: responsables de la importación e integración de datos, responsables de procesamiento digitación de registros, responsables del procesamiento de cálculos, responsable de la validación de los resultados obtenidos, responsable de la presentación de los datos, responsable de la toma de decisiones, responsable de la seguridad de la información y responsable de la gestión del cambio. Cabe mencionar que más de una persona puede asumir más de un rol y un rol puede ser asignado a más de una persona. Se recomienda para este caso establecer una adecuada segregación de funciones. Por ejemplo el usuario responsable del procesamiento debe ser distinto al usuario responsable de la validación de los resultados obtenidos.

-          Priorización del despliegue: tomando como premisa que, todo cambio debe realizarse de manera evolutiva, la priorización del despliegue contempla los lineamientos para realizar una implementación ordenada del marco, iniciando con aquellos aspectos que aportan mayor valor al negocio. Para mayor información respecto a los modos de adopción del marco de trabajo, por favor ver la siguiente sección del presente artículo.

-          Establecimiento de canales de comunicación: Indudablemente, se requiere del esfuerzo de más de uno para poder procesar los datos, y para ello, se requiere disponer de medios de comunicación formales para reportar los avances, resultados, o incidencias que se puedan presentar a los distintos niveles de la organización según corresponda.

-          Mejora continua: finalmente, para culminar con las capacidades de alto nivel, se deben definir mecanismos que permitan identificar incidencias y oportunidades de mejora, así como las medidas correctivas y planes de acción que permitan atender las desviaciones identificadas.

Capacidades de Recolección:

El dominio de Recolección incluye las capacidades técnicas requeridas para la importación y formateo de los datos provenientes de distintas fuentes y considera los mecanismos necesarios para realizar lo siguiente:

-          Importación de datos: incluye las rutinas de importación de archivos compatibles con MS Excel, como lo son: archivos de texto delimitados, archivos de texto de ancho fijo, archivos MS Access, archivos XML, conexión a SQL Server, entre otros. Así mismo, aquí se consideran las medidas de transformación y formato aplicables.

-          Validación de datos: incluye las rutinas de verificación y validación de datos, que permitan descargar cualquier desviación con respecto a la fuente de origen.

Capacidades de Procesamiento y Análisis:

El dominio de Procesamiento y Análisis incluye las capacidades técnicas para procesar y analizar los datos de manera preliminar, considerando lo siguiente:

-          Definición de escenarios: contempla la definición en términos de negocio de lo que se requiere analizar, su incorporación es muy importante porque permite separar el conocimiento del negocio del conocimiento técnico, habilitando a su vez la delegación de funciones específicas. Como ejemplos de escenarios podemos citar: análisis de costo de venta, análisis de productos de lenta rotación, comparación de precios de productos, entre otros.

-          Definición de línea base funcional: incorpora las funcionalidades de MS Excel integradas para poder cubrir parte de los escenarios en términos de negocio definidos en el punto anterior. Entre las funcionalidades que se deben conocer, se recomienda considerar como mínimo las siguientes: uso de fórmulas numéricas, de texto y fecha, uso de fórmula de referencia y lógicas como lo son ConsultaV() y Si(), así como las siguientes funcionalidades: Tablas, tablas dinámicas, búsquedas y, ordenamiento. Cabe mencionar que algunas funcionalidades complementarias, estarán contempladas en el dominio de Presentación.

-          Automatización de funcionalidades: incluye las rutinas de grabación y/o utilización de macros para permitir la secuencia automática de pasos recurrentes.

-          Control de versiones: permite marcar trazabilidad de los documentos, los cuales se recomienda mantener en una carpeta compartida para promover la colaboración.

Capacidades de Presentación

-          Definición de línea base de presentación: de manera equivalente a la definición de línea base de funcional, se recomienda la incorporación de cómo mínimo lo siguiente: tablas dinámicas, gráficas, formato condicional y segmentos de datos.

-          Medidas de diseño: en este punto se incluyen los aspectos de diseño, como la personalización de la paleta con los colores de la empresa, así como otros aspectos relacionados con la filosofía visual de la Compañía.

-          Integración con MS Power Point: Como parte de las capacidades de presentación, se recomienda explorar la exportación a MS Power Point de determinados resultados obtenidos.

Capacidades de Seguridad de la información

El dominio de Seguridad de la Información contempla las capacidades de soporte que permitirán incrementar las medidas que protegen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de manera proporcional a la sensibilidad de la misma. Para ello, se considera:

-          Protección de la confidencialidad e integridad.: se refiere al uso de contraseñas para impedir que por error o intencionalmente algún usuario puede alterar algún dato crítico o leer información de carácter confidencial (por ejemplo los sueldos de los empleados).

-          Copias de respaldo: indistintamente que los archivos se encuentren centralizados o no, se deben de establecer mecanismos adecuados para realizar backup de la información periódicos.

Capacidades de Gestión del cambio

El dominio de Gestión del cambio incorpora las capacidades de soporte que habilitarán la adecuada implementación del marco de trabajo a nivel operativo, permitiendo la transferencia del conocimiento y alineamiento al marco a través de:

-          Capacitación: permite a los distintos usuarios conocer más respecto a las funcionalidades de MS Excel en el contexto de los escenarios de negocio.

-          Alineamiento al marco: considera los procedimientos para monitorear el cumplimiento del marco.

Cabe mencionar que las capacidades o competencias consideradas en el presente marco de trabajo son complementarias entre sí y pueden ser extendidas en base a otras buenas prácticas.

A continuación presentaremos los distintos esquemas de adopción efectiva del marco de trabajo.

Adopción del marco de trabajo

La adopción del marco de trabajo requiere un esfuerzo conjunto por parte de personal del negocio, con el fin de poder realizar una adecuación lo menos traumática posible y evitar la frustración de no lograr una implementación exitosa, a continuación listamos algunos esquemas de adopción:

-          Adopción Big Bang: implica la implementación de todas las capacidades a nivel organizacional. Corresponde la opción más riesgosa pero de menor esfuerzo de implementación y es recomendable en organizaciones con proceso maduros y personal altamente capacitado.

-          Adopción a nivel de capacidades: una forma de poder adoptar de manera iterativa el marco es a través del desarrollo paulatino de las distintas capacidades, este enfoque puede realizarse top-downbottom-up para lo cual se empieza de las capas superiores o más técnicas respectivamente.

-          Adopción a nivel de unidades organizacionales: otra forma de poder adoptar de manera iterativa el marco es a través del desarrollo paulatino de las capacidades de manera integral pero paulatinamente para distintas áreas. La ventaja es que se pueden priorizar área con mayor adopción del cambio o con mayor nivel de madurez.

-          Adopción a través de un piloto controlado: una forma de menor riesgo es aplicar un piloto específico y sobre el mismo ir incorporando mejoras específicas para luego proceder al despliegue. Si bien presenta el menor riesgo, suele ser el que implica mayor tiempo de despliegue integral.

-          Adopción a través de una consultoría especializada: finalmente una opción que no se debe descartar, es confiar a empresas especializadas en la implementación de marcos de trabajo el desarrollo de talleres de facilitación para adoptar el marco de trabajo de manera efectiva. Este esquema, implica una inversión adicional a los tiempos internos y es recomendable en los casos que se requieran reducir los riesgos y tiempos de implementación y despliegue. 

Adopción del marco de trabajo

Se ha propuesto un marco de trabajo orientado a mejorar la productividad de explotación de datos a partir de la herramienta MS Excel, la cual es muy común en su uso y despliegue. Finalmente, se considera que el presente marco de trabajo puede evolucionar y mejorar a lo largo del tiempo incorporando nuevas capacidades y mejoras.


AUTOR

JORGE BRAVO

Se ha desempeñado como Consultor Senior de la División de Technology Integration de Deloitte, compañía miembro de Deloitte Touche Tohmatsu compañía privada del Reino Unido. Ha brindado consultoria al Banco de Crédito – BCP, Universidad de Ciencias Aplicadas, Grupo Graña y Montero, La Positiva Seguros y Reaseguros y Banco Falabella. Master Especializado en Marketing por CENTRUM Católica – PUCP.

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